Was kostet Individualsoftware?
Die unbefriedigende Antwort
"Kommt drauf an." Das liest man überall. Stimmt auch. Aber es hilft niemandem, der ein Budget planen muss.
Hier die ehrliche Antwort: Zwischen 8.000 und 50.000 Euro für die meisten Mittelstandsprojekte. Darunter wird es unseriös, darüber reden wir von Konzernsoftware.
Die Spanne ist groß. Warum?
Warum die Preise so unterschiedlich sind
Vier Faktoren machen den Unterschied.
1. Wie klar sind die Anforderungen?
"Wir brauchen ein System für unsere Aufträge" kann alles bedeuten. Von einer simplen Eingabemaske bis zu einem Workflow mit zehn Freigabestufen, Kundenschnittstelle und automatischer Rechnungsstellung.
Je unklarer die Anforderungen, desto größer der Puffer im Angebot. Oder desto höher die Rechnung am Ende. Anbieter, die ohne genaue Analyse einen Festpreis nennen, rechnen entweder zu viel Sicherheit ein oder unterschätzen den Aufwand. Beides ist schlecht für Sie.
2. Wie viele Systeme müssen angebunden werden?
Eine alleinstehende Anwendung ist vergleichsweise simpel. Sobald Daten aus dem CRM kommen, ins ERP fließen und die Buchhaltung automatisch informiert werden soll, wird es aufwändig.
Nicht wegen der Technik. Sondern weil jede Schnittstelle bedeutet: Zwei Systeme müssen die gleiche Sprache sprechen. Das erfordert Abstimmung, Tests, Fehlerbehandlung.
Faustregel: Jede zusätzliche Integration verdoppelt nicht den Aufwand, aber sie erhöht ihn spürbar. Drei Integrationen sind nicht dreimal so teuer wie eine, aber auch nicht "nur ein bisschen mehr".
3. Wie viele Nutzergruppen gibt es?
Ein System für fünf Sachbearbeiter, die alle das Gleiche tun? Überschaubar.
Ein System für Vertrieb, Backoffice, Geschäftsführung und externe Partner, die alle unterschiedliche Dinge sehen und tun dürfen? Jede Nutzergruppe bedeutet eigene Ansichten, eigene Berechtigungen, eigene Workflows. Das summiert sich.
4. Wer baut es?
Agentur, Freelancer, Offshore-Team. Die Stundensätze reichen von 40 bis 180 Euro. Aber der Stundensatz allein sagt wenig.
Ein günstiger Entwickler, der dreimal so lange braucht, ist teurer als ein erfahrener, der weiß was er tut. Und ein Entwickler, der nur Code schreibt ohne die Anforderungen zu hinterfragen, baut vielleicht das Falsche. Dann zahlen Sie zweimal.
Die drei Preismodelle
Stundensatz
Sie zahlen, was anfällt. 80 bis 180 Euro pro Stunde, je nach Anbieter. Flexibel, aber kein planbares Budget. Wenn der Aufwand explodiert, zahlen Sie.
Funktioniert bei kleinen Erweiterungen oder wenn Sie selbst den Scope eng steuern können.
Festpreis vorab
Klingt gut. Ein Preis, fertig. Aber woher kommt die Zahl?
Entweder der Anbieter kennt Ihr Projekt sehr genau (unwahrscheinlich vor Projektstart) oder er rechnet einen großzügigen Puffer ein. Dann zahlen Sie für Risiko, das vielleicht nie eintritt.
Oder der Preis ist knapp kalkuliert. Dann stellt sich während der Entwicklung heraus, dass Anforderungen fehlen oder unklar waren. Plötzlich ist vieles "nicht im Scope". Der Festpreis gilt nur noch für einen Teil dessen, was Sie eigentlich wollten.
Change Requests sind nicht grundsätzlich schlecht. Wenn Sie während des Projekts merken, dass Sie etwas anders brauchen als ursprünglich geplant, ist das normal. Aber das sollte Ihre Entscheidung sein, nicht eine Überraschung weil der ursprüngliche Scope zu vage war.
Analyse, dann Festpreis
Das Beste aus beiden Welten.
Zuerst eine bezahlte Analyse-Phase. Ich verstehe Ihre Prozesse, wir klären gemeinsam den Scope, ich dokumentiere was gebaut werden soll. Das kostet ab 2.500 Euro und wird auf die Umsetzung angerechnet.
Danach gibt es einen verbindlichen Festpreis für einen präzisen Scope. Werksvertrag: Alle Abmachungen werden erfüllt, der Preis steht.
Was das für Sie bedeutet: Planbares Budget, kein Stundenzählen, keine Überraschungen.
Was das für mich bedeutet: Mein Anreiz ist, effizient zu arbeiten. Je schneller ich fertig bin, desto besser für mich. Qualität leidet nicht, weil der Scope vorher klar definiert ist. Ich kann selbstständig vorantreiben und update Sie zu Meilensteinen, statt auf jede Freigabe zu warten.
Wie ich kalkuliere
Analyse-Phase: ab 2.500 Euro
Je nach Komplexität 2-5 Tage. Sie bekommen ein Dokument mit klaren Anforderungen, technischem Konzept und verbindlichem Angebot für die Umsetzung.
Falls Sie danach nicht bauen wollen: Kein Problem. Sie haben trotzdem ein Dokument, mit dem Sie zu jedem anderen Anbieter gehen können.
Umsetzung: 8.000 bis 50.000 Euro
Der tatsächliche Preis hängt vom Ergebnis der Analyse ab. Kleine Projekte (eine Anwendung, wenig Integration, klarer Prozess) eher am unteren Ende. Komplexe Systeme mit mehreren Nutzergruppen und Integrationen eher am oberen.
Wartung: ab 200 Euro im Monat
Hosting, Updates, Support, kleine Anpassungen.
Ich übergebe jedes Projekt so, dass Sie unabhängig sind: Dokumentation, sauberer Code, keine Konstruktionen die Sie an mich binden.
Die meisten Kunden bleiben trotzdem.
Wann sich Individualsoftware nicht lohnt
Nicht jedes Problem braucht eine Individuallösung.
Wenn Ihr Team klein ist (2-5 Leute), die Kommunikationswege kurz sind und Ihre Prozesse sich noch ständig ändern, bleiben Sie bei Excel oder Standardtools. Der Overhead einer eigenen Software rechnet sich noch nicht.
Wenn es Standardsoftware gibt, die 80% Ihres Bedarfs deckt, nehmen Sie die. Die restlichen 20% lassen sich oft durch Konfiguration oder kleine Erweiterungen lösen.
Mehr dazu in meinem Artikel: Excel durch Software ersetzen: Wann lohnt sich der Umstieg?
Nächster Schritt
Sie haben ein konkretes Projekt im Kopf und wollen wissen, ob eine Individuallösung überhaupt sinnvoll ist.
30 Minuten. Sie erklären die Situation, ich stelle Fragen. Kein Pitch, keine Schätzung aus der Hüfte. Dafür eine ehrliche Einschätzung, ob der nächste Schritt eine Analyse wäre oder ob es bessere Optionen gibt.